1. GENERALIDADES
TRAVEL UPDATE, en adelante EL ORGANIZADOR, es la entidad responsable de la organización de la 1era. Feria Virtual de Turismo Perú - LATAM.
Las empresas turísticas de todo el país serán en adelante LOS PARTICIPANTES de la Perú Virtual Travel.
El presente reglamento es de cumplimiento obligatorio, así como las normas legales vigentes, en especial las referidas a la seguridad, higiene y moral a fin de mantener la buena imagen antes, durante y después de EL EVENTO.
2. AUTORIDADES
LA ORGANIZADORA, conjuntamente con AHORA y APAVIT, son las autoridades de EL EVENTO. Sus decisiones serán inapelables.
3. CONDICIONES DE PARTICIPACION
Participantes
- Ficha de inscripción.
- Constancia de registro y certificación de la DIRCETUR respectiva, del MINCETUR o la entidad que corresponda, según el caso.
- Constancia de agremiación (en el caso de pertenecer a algún gremio)
- Contar con herramientas de comunicación básicas: teléfono, correo electrónico y página web.
- Presentar el paquete, paquetes, folletos y/o manual de ventas a distribuirse durante el evento, así como las ofertas y/o sorteos.
- El material solo debe contener la oferta del Perú.
4. LUGAR Y HORARIO DE ATENCION
- Lugar: www.virtual.travel
- 1ra. Feria Virtual de Turismo Interno (B2B) - Fecha: 28 y 29 de Noviembre (Finalizado)
- 1ra. Feria Virtual de Turismo Nacional (B2C) - Fecha: 16 al 19 de Diciembre (Finalizado)
- 1ra. Feria Virtual de Turismo Perú - Latam - Fecha: 11 al 13 de Abril 2012
- 10:00 a.m. – 17:00 p.m.: atención a visitantes (tour operadores, agencias mayoristas y agencias minoristas).
5. PROCESO:
- Envío de la ficha de inscripción a EL ORGANIZADOR adjuntando los documentos solicitados (ver detalle en requisitos).
- Fechas de cierre: 30 de octubre (para la 1era edición y para paquetes que incluyan la 1era + otras ediciones), 7 de diciembre (para la segunda edición y para el paquete de la segunda y tercera edición), 1 de marzo (para quienes quieran participar sólo en la tercera edición).
- EL ORGANIZADOR revisará la documentación y responderá de manera afirmativa o negativa en un plazo no mayor de dos (02) días útiles de recibido el expediente.
- Una vez aprobada la evaluación de la documentación presentada, EL ORGANIZADOR informará de ello a LOS PARTICIPANTES a fin que realicen el pago, el mismo que se deberá hacer teniendo en cuenta el tamaño de la empresa indicado en la ficha de inscripción.
Detalle de actividades:
Feria 1 - 1ra. Feria Virtual de Turismo Interno (B2B)
Feria 2 - 1ra. Feria Virtual de Turismo Nacional (B2C)
Feria 3 - 1ra. Feria Virtual de Turismo Perú LATAM (B2C América Latina)
COSTOS POR STAND
SOCIOS (De AHORA o APAVIT)
Feria 1 --> US $ 800.00
Feria 2 --> US $ 1,000.00
Feria 3 --> US $ 1,300.00
NO SOCIOS (De AHORA o APAVIT)
Feria 1 --> US $ 950.00
Feria 2 --> US $ 1,200.00
Feria 3 --> US $ 1,500.00
DESCUENTOS POR FECHA DE PAGO
Al 31 de enero: 20%
Al 15 de febrero: 10%
ULTIMA FECHA DE CIERRE REGISTRO EXPOSITORES: 15 MARZO
Al 31 de enero: 20%
Al 15 de febrero: 10%
- Los montos no incluyen IGV.
- El monto deberá ser depositado en el BCP - Banco de Crédito, a través de los Agentes Express o ventanillas, a la cuenta # 194-1605881-1-29 de Marketing & Comunicaciones de Turismo SAC indicando lo siguiente: Número de RUC y razón social de la empresa, Concepto de pago: Pago para inscripción a la 1era. Feria Virtual de Turismo Interno, especificando cuál de las opciones se ha escogido y si se es Socio o No socio de uno APAVIT o AHORA, Monto a pagar.
- La fecha límite para el pago es el 1ro de Marzo, debiendo enviar el comprobante de pago a info@virtual.travel para poder ser remitida la correspondiente factura cancelada.
6. REGISTRO DE PARTICIPANTES
- Registro y asignación de stands: Lunes 5 de marzo de 08:30 a 9:30 hrs.
- Credenciales: Cada empresa recibirá login y password para ingresar al administrador que le permitirá personalizar su stand.
- IMPORTANTE: No se asignarán stands después del 5 de marzo.
7. CARACTERÍSTICAS DE LOS STANDS:
A) Módulos Interactivos y diseño
- Elección de decoración del stand (Hasta ocho modelos).
- 5 módulos interactivos (INFORMACIÓN – MULTIMEDIA – PRODUCTO – DESCARGAS - GALERÍA DE FOTOS).
El módulo de información incluye:
a) Logo de la entidad con enlace a la Web.
b) Un banner con anuncio de la entidad (ampliable y clickable).
c) Perfil de la entidad, Contactos más solicitados, Información de contacto.
d) Buzón de mensajes 24h.
e) Encuesta On Line (resultados en tiempo directo desde el área privada).
f) Links a redes sociales del expositor (facebook, youtube, twitter y linkedin).
g) Buzón de entrega de Tarjetas de Visita de los asistentes registrados.
h) Ofertas y Promociones.
El módulo multimedia incluye
a) Un banner con anuncio adicional de la entidad.
b) Un video de la entidad de 4’ como máximo.
El módulo Producto incluye
a) Productos y ofertas destacadas /Experiencias de clientes (hasta cinco con foto).
b) Consejos / Como podemos ayudarte a diseñar tu viaje.
El módulo de descargas incluye
a) Zona de descargas de documentación.
b) Un banner con un anuncio adicional de la entidad.
c) Link adicional.
El modulo galería de fotos incluye
a)Galería flash con 15 fotografías.
B) Visibilidad
- Acceso desde el plano de stands con miniatura 3D.
- Logotipo accesible desde la Home en el carrusel de logos.
- Presencia en el listado de entidades expositoras de manera destacada.
- Funcionalidad “Share on twitter” and “share on facebook” en los cinco módulos.
C) Interactividad
- Buzón de mensajes 24h.
- Chat Escrito (público y privado).
- Resultados destacados en el test de orientación
D) Gestor de Contenidos
- Acceso a las tarjetas de visita de todos los visitantes de la feria.
- Actualización de contenidos del stand en tiempo real.
- Estadísticas de visitas generales de la feria y del propio stand.
8. SOBRE LA COMERCIALIZACIÓN
LA ORGANIZADORA editará un folleto electrónico: “Perfil de Expositor”, el cual será colocado en la página web de la feria días antes de la realización de la misma, con la finalidad de que las empresas de todo el país puedan obtener información de los participantes. La edición estará también disponible durante el evento.
LOS PARTICIPANTES deberán enviar a EL ORGANIZADOR el logo y perfil de su representada dentro del plazo de inscripción. En caso contrario, no serán incluidos como coexpositores.
9. RESPONSABILIDADES
Responsabilidades Generales del Participante:
- LOS PARTICIPANTES tienen la obligación de participar en el webminar que se dictará en fecha a definir que será in formada por EL ORGANIZADOR con una semana de antelación a su realización -la que tendrá lugar un mes antes, aproximadamente, a la fecha de inicio de la feria- para así tener los conocimientos suficientes y necesarios no sólo para la personalizaciópn de su stand, sino, también, para sacar el mejor provecho posible a esta nueva herramienta.
- LOS PARTICIPANTES serán responsables del cumplimiento del presente reglamento durante EL EVENTO, así como de las obligaciones civiles y laborales a su cargo; eximiendo a EL ORGANIZADOR, de manera antelada, absoluta e incondicional por cualquier reclamo y/o demanda, y/o daños y perjuicios de terceros por las actividades del personal asignado a los stands durante EL EVENTO.
- LOS PARTICIPANTES son los responsables por la idoneidad del servicio e información proporcionados en los stands.
- LOS PARTICIPANTES serán responsables por los daños causados a su personal y/o terceros.
- LOS PARTICIPANTES deberán participar del evento con cantidad suficiente de material promocional para los asistentes a EL EVENTO.
- El personal que brinda atención a los visitantes deberá contar con la formación y la información necesaria como para satisfacer la demanda de la misma por parte de los visitantes.
Nota: EL ORGANIZADOR no se hará responsable si por cualquier hecho y/o evento al que sea ajeno, se produjera la interrupción de los servicios o del servicio de Internet.
10. PROHIBICIONES
- No está permitido vender destinos de una zona geográfica distinta al Perú, del extranjero ni presentar material únicamente en idioma extranjero.
- LOS PARTICIPANTES no podrán compartir, ceder, donar, vender, alquilar, ni transferir el stand o módulo asignado, salvo expreso consentimiento de EL ORGANIZADOR y bajo los parámetros fijados por el presente reglamento.
11. SANCIONES
- LOS PARTICIPANTES están obligados a permanecer en su respectivo stand/módulo hasta el cierre de EL EVENTO.
- El módulo no podrá permanecer sin la presencia de algún representante de la empresa. La sanción a esta falta consistirá en la suspensión en la participación de la empresa en la siguiente Feria organizada por EL ORGANIZADOR.
- La INASISTENCIA a EL EVENTO, una vez confirmada la participación de la empresa, se considera FALTA GRAVE, teniendo como sanción la suspensión en la participación de las actividades de EL ORGANIZADOR en los siguientes 12 meses.
